Upravljanje poslovima putem IS SIMA
Informacioni sistem SIMA je prilagođen tako da možete pratiti sve faze jednog projektnog ciklusa, od kreiranja ponude do realizacije samog posla.
Ukratko ćemo pojasniti funkcionalnosti IS SIMA koje možete koristiti za realizaciju vaših poslovnih ciljeva vezanih za vođenje poslova.
Sam proces se sastoji od tri glavne faze koju prate dodatne specifične aktivnosti za svaku od njih.
Te tri faze mogu biti međusobno povezane, ali takođe neka faza se može i preskočiti u zavisnosti od Vaših specifičnih poslovnih procesa. U ovom tekstu ćemo se fokusirati na povezanost između termina “ponuda“, “tema“ i “posao“.
Zbog potrebe da se ne troše resursi u pripremanju ponuda koje nisu profitabilne za Vašu kompaniju, putem posebne opcije u modulu prvo možete popuniti tabelu koja se odnosi na potencijalne ponude. Sam sistem je tako koncipiran da menadžment kompanije može putem liste potencijalnih ponuda da odobri ili odbije dalji rad na samoj ponudi.
Pri izjašnjavanju same potencijalne ponude pristupa se spremanju ponude gde se okuplja tim na čelu sa koordinatorom kako bi uspešno završili fazu pripreme, odnosno podnošenja ponude.
Dakle, u samom sistemu možete pratiti sve ponude koje su odobrene putem posebne tabele. Svaka ponuda nosi pregršt informacija koju popunjavaju zaposleni kojima su dodeljene posebne privilegije.
Sam status ponude utiče na dalji tok izvršenja. Ako je ponuda prihvaćena možete kreirati novu temu koja će pri definisanju svih potrebnih resursa i aktivnosti prerasti u posao.
Posao je tema gde se definišu svi relevatni parametri za uspešno izvršenje.
Koordinator samog posla je dužan da definiše sve kritične elemente, a to su:
- resursi – ljudi, materijal, oprema
- vreme – predviđeno za izvršenje samog posla
- sredstva – koja su na raspolaganju za posao
Sama reč projekt se ne koristi u terminologiji informacionog sistema, ali sa punim pravom možemo reći da podela na faze i samo izvršavanje posla se može smatrati jednim projektom.
Zato ćemo se nadovezati na definiciju iz vodiča Svetske Banke koji definiše upravljanje projektima kao:
“Mobilizaciju raznovrsnih izvora i koordinaciju njihovih akivnosti sa ciljem da se posao koji izvršava svaki pojedinac akumulira u multidisciplinaran timski napor da se postigne investitorov cilj u okviru dogovorenog plana, budžeta i kvaliteta”
Kada ponuda ili sama tema postanu posao, postavljeni koordinator pristupa vođenju projekta, a sistem mu omogućava da koordiniše zadacima svih učesnika tima, kao i drugim relevatnim aktivnostima koje će rezultovati uspešnim postizanjem konačnog cilja – izvršenjem posla.
Većina alata je na raspolaganju koordinatoru za uspešno izvršenje posla kao što su gantogram, zadaci, sastanci, uvid u finansijkee izveštaje, osnovna sredstva, svu komunikaciju koja se odnosi na taj specifičan posao, pregled radnih sati, upravljanje dokumentacijom, mailovi, uvid u članove tima, itd.
Samo definisanje ovakve postavke upravljanja projekta je stečeno iskustvom naših klijenata i moguće je prilagoditi Vašim poslovnim procesima.
Kontaktirajte nas za detaljniji opis vođenja projekata i svih relevantnih procesa koji se odnose na ovu temu, a mi ćemo Vam održati prezentaciju i dati pristup našem demo sistemu.